商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫(xiě)規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)。下面做詳細(xì)介紹。
撰寫(xiě)郵件有三種方式：寫(xiě)郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。
三種方式各有所長(zhǎng)，但在撰寫(xiě)格式方面都一至分為四點(diǎn)：收件人，抄送，主題，內(nèi)容。
一、收件人
1.確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將人數(shù)降至最低。
2.傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。
二、抄送
1.在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員(比如項(xiàng)目經(jīng)理)。
2.一般情況下不要給普通客戶抄送。
3.確認(rèn)抄送訊息的對(duì)象，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾和笑話。
三、主題
電子郵件一定要注明主題，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以主題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容(網(wǎng)絡(luò)的世界什么都有 廣告最討厭但是帶來(lái)的收入是相當(dāng)可觀的 呵呵)。
此外，主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。
四、內(nèi)容
在線溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。但稱呼，正文，結(jié)束，落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。
1、稱呼
1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對(duì)方感覺(jué)更加友好。
2)若知道對(duì)方的性別可以用：XX先生、XX小姐、XX女士
3)如果知道對(duì)方的身份可以用：XX總經(jīng)理、XX經(jīng)理、XX董事長(zhǎng)、X總、X董、X經(jīng)理
2、正文
正文做到主題明確，語(yǔ)言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。在撰寫(xiě)正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。
1)在撰寫(xiě)英文信函時(shí),只對(duì)一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫(xiě)以示強(qiáng)調(diào),全篇都用大寫(xiě)是不禮貌的。在撰寫(xiě)中文的時(shí)候，只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。
2)不要在信件中發(fā)泄不滿,應(yīng)面對(duì)面的解決。
3)回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文,以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。
4)若摘錄的原文很長(zhǎng),應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后,
5)在收件人明白其意時(shí),才可使用俚語(yǔ)或縮寫(xiě)。
6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途;
3、結(jié)束
1)如果可提供好的選擇,應(yīng)在結(jié)尾處提出。
如: 請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢，請(qǐng)電話或EMAIL聯(lián)系我.
2)最好的結(jié)尾要著眼未來(lái)：
如：希望我們能夠達(dá)成合作
3)結(jié)尾應(yīng)顯示誠(chéng)懇：
如：感謝您抽空洽談
4、落款/簽名
目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M了無(wú)數(shù)的無(wú)聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款/簽名，以示身份。
