項(xiàng)目管理并不是你嫁我娶這么簡單

項(xiàng)目管理本身就是一門“平衡”的藝術(shù)。項(xiàng)目實(shí)施的過程好比是一次艱苦的征程,項(xiàng)目管理是保證項(xiàng)目成功的手段,成熟的項(xiàng)目管理體系是項(xiàng)目經(jīng)理的得力工具。項(xiàng)目管理本身不是目標(biāo),項(xiàng)目成功才是項(xiàng)目實(shí)施的最終目標(biāo),也是項(xiàng)目關(guān)系人的眾望所歸。
隨著社會的發(fā)展,項(xiàng)目管理日益得到大家的重視。西方發(fā)達(dá)國家項(xiàng)目管理的研究和重視早在上世紀(jì)五、六十年代就已經(jīng)開始,同時(shí)已經(jīng)作為一門學(xué)科在進(jìn)行發(fā)展和研究。目前在國內(nèi)也已經(jīng)逐漸出現(xiàn)了項(xiàng)目管理熱的風(fēng)氣,但是,項(xiàng)目管理不只是你嫁我娶這么簡單,在這種火熱的氛圍中,如何來理解項(xiàng)目管理的應(yīng)用,它究竟能夠給我們的工作帶來些什么呢?
一般說來,項(xiàng)目管理可以有效應(yīng)用于任何臨時(shí)的任務(wù)。如果這些任務(wù)是獨(dú)特的或者不熟悉的,就急需項(xiàng)目管理。 從更準(zhǔn)確意義上講,如果存在以下的情況,那么就必須采用項(xiàng)目管理。
任務(wù)規(guī)模大的項(xiàng)目。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目需要更多的資源(人、財(cái)、物、技術(shù)等)時(shí),就需要項(xiàng)目管理。當(dāng)然這種更多是相對的,通常判斷的依據(jù)是:是否在一個(gè)組織或者一個(gè)部門所能控制的范圍之內(nèi)。例如三峽工程、火箭發(fā)射項(xiàng)目、奧運(yùn)會項(xiàng)目等均需要項(xiàng)目管理。
新奇性的項(xiàng)目。如果項(xiàng)目在以前沒有過成功的案例或經(jīng)驗(yàn),就需要項(xiàng)目管理。例如:對于現(xiàn)有產(chǎn)品的改進(jìn),不設(shè)立項(xiàng)目管理,效率可能會比較差,但也能進(jìn)行;但是對于新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)就必須要項(xiàng)目管理。
相互依賴性的項(xiàng)目。如果一個(gè)項(xiàng)目需要不同職能部門的參與,同時(shí)這些活動(dòng)緊密地聯(lián)系在一起以致互相影響,那么就需要項(xiàng)目管理。
資源共享的項(xiàng)目。由于專業(yè)性和資源成本的不斷增長,組織一般很難保證讓每一個(gè)項(xiàng)目組獨(dú)享所有的資源,因此會將某些資源(甚至是關(guān)鍵資源)在組織內(nèi)共享。在這種情況下,項(xiàng)目管理就顯得非常重要。
重要的項(xiàng)目。一般情況下,當(dāng)項(xiàng)目有高風(fēng)險(xiǎn)性和不確定因素時(shí),會采用項(xiàng)目管理。同時(shí),當(dāng)這個(gè)項(xiàng)目關(guān)系到公司的聲譽(yù),對公司的業(yè)務(wù)發(fā)展和未來規(guī)劃產(chǎn)生重要影響時(shí),也應(yīng)該采用項(xiàng)目管理。
了解了哪些情況下需要采用項(xiàng)目管理之后,下面我們再來說說使用項(xiàng)目管理的好處?首先這種工作方式能夠合理安排項(xiàng)目的進(jìn)度,有效使用項(xiàng)目資源,確保項(xiàng)目能夠按期完成,并降低項(xiàng)目成本。如果不采用項(xiàng)目管理的方法,我們通常會盲目地啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng)目,將所有資源均安排在項(xiàng)目中,可能會有很多的人員、任務(wù)的瓶頸,同時(shí)也會造成很多的資源閑置,這樣勢必會造成資源和時(shí)間的浪費(fèi)。
其次它還可以加強(qiáng)項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)合作,提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力。項(xiàng)目管理的方法提供了一系列的人力資源管理、溝通管理的方法,如人力資源的管理理論、激勵(lì)理論、團(tuán)隊(duì)合作方法等。通過這些方法的使用,可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作精神,提高項(xiàng)目組成員的工作士氣和效率。
然后就是可以有效降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),提供項(xiàng)目實(shí)施的成功率。項(xiàng)目管理中重要的一部分是風(fēng)險(xiǎn)管理,通過風(fēng)險(xiǎn)管理可以有效降低項(xiàng)目的不確定因素對項(xiàng)目的影響。其實(shí),這些工作是在傳統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施過程中最容易被忽略的,也是會對項(xiàng)目產(chǎn)生毀滅性后果的因素之一。
另外就是可以有效控制項(xiàng)目范圍,增強(qiáng)項(xiàng)目的可控性。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,需求的變更是經(jīng)常發(fā)生的。如果沒有一種好的方法來進(jìn)行控制,勢必會對項(xiàng)目產(chǎn)生很多不良的影響,而項(xiàng)目管理中強(qiáng)調(diào)進(jìn)行范圍控制,變更控制委員會和變更控制系統(tǒng)的設(shè)立,能有效降低項(xiàng)目范圍變更對項(xiàng)目的影響,保證項(xiàng)目順利實(shí)施。
最后就是可以有效地進(jìn)行項(xiàng)目的知識積累。傳統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施中,經(jīng)常在項(xiàng)目實(shí)施完成時(shí),項(xiàng)目就嘎然而止,對于項(xiàng)目的實(shí)施總結(jié),技術(shù)積累,都是一種空談。但目前知名的跨國公司之所以能夠運(yùn)作很成功,除了有規(guī)范的制度外,還有一個(gè)因素就是有比較好的知識積累。項(xiàng)目管理中強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目結(jié)束時(shí),需要進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié),這樣就能將更多的公司項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),轉(zhuǎn)換為公司的財(cái)富。
風(fēng)險(xiǎn)投資公司提示,項(xiàng)目管理可以使得項(xiàng)目的實(shí)施順利,降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)性,最大程度地達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。
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